Personale Amministrativo, tecnico e ausiliario

“Svolgono attività lavorativa complessa con autonomia operativa e responsabilità diretta nella definizione e nell’esecuzione degli atti a carattere amministrativo contabile di ragioneria e di economato, pure mediante l’utilizzazione di procedure informatiche.”

Struttura e compiti degli Uffici Amministrativi

• Ufficio gestione contabilità e bilancio

  • Ai Servizi contabili sarà preposto il DSGA che svolgerà i seguenti compiti:

    Programma annuale, variazioni di bilancio; conto consuntivo ed altri allegati; flussi di cassa; emissione mandati di pagamento e reversali d’incasso e loro archiviazione; impegni di spesa liquidazioni e pagamenti delle spese; accertamenti riscossioni e versamenti delle entrate; rimborsi contabili iscrizioni e liquidazione di ogni competenza agli allievi; registro di cassa, registri dei partitari entrate-uscite; trasferimento fondi dal c/c postale al bilancio; gestione minute spese; liquidazione compensi accessori al personale; compensi agli esperti esterni; inserimento dati contabili richiesti dal Ministero; verbalizzazione delle sedute della Giunta Esecutiva; gestione dei progetti; utilizzo dei software informatici;

• Ufficio gestione personale

  • Redazione dei certificati di servizio o dichiarazioni richiesti dal personale docente e ATA anche con l’ausilio di software;  tenuta del registro dei certificati rilasciati al personale; registro matricola  e tenuta dello stato  personale e fascicoli e loro aggiornamento; informatizzazione dei dati richiesti dal Ministero, domande docenti esami di stato, contratti, organici, trasferimenti, pensioni, statistiche ecc.; registro delle assenze del personale docente, visite medico-fiscali; compilazione denunce d’infortuni personale per l’inoltro ai vari enti; registro dei decreti e relativi atti di assenza del personale  ITI e ITD; compilazione richieste piccolo prestito e cessione del quinto; rapporti con la Direzione Provinciale del Tesoro e Ragioneria Provinciale dello Stato per tutte le pratiche relative al personale;.; richiesta e trasmissione notizie; convocazione supplenti in sostituzione del personale assente, compilazione contratti a tempo determinato e trasmissione al Centro per l’Impiego; statistiche; tenuta del registro delle circolari interne, distribuzione e controllo; registro delle richieste di accesso alla documentazione L.241/90 e ricerca pratiche del personale; compilazione graduatorie nuove inclusioni personale docente e ATA; sostituzione dei colleghi assenti dell’area personale e protocollo ; servizio di sportello.

• Ufficio gestione affari generali

  • Stipendi personale supplente: buste paga, registro stipendi, consegna al personale  del cedolino stipendio ricevuto dalla S.P.T. schede fiscali e relativi conguagli, mod. CUD; compilazione on line e trasmissione tramite entratel del mod.   F24EP; dichiarazione modello 770 e registro; dichiarazione IRAP e registro; INPS, denuncia UniEmens on line e ritenute previdenziali, erariali e assistenziali; dichiarazione INPDAP  conguaglio contributivo; compilazione modelli TFR (trattamento di fine rapporto) e modelli disoccupazione,

    Personale con contratto a T.I.: ricostruzione carriera,; predisposizione della documentazione e inoltro all’ USP delle domande presentate per dichiarazione servizi pre-ruolo; riscatto ai fini pensionistici, buona uscita; predisposizione della documentazione  e inoltro agli enti competenti delle pratiche di pensione;

    Supporto al Dirigente Scolastico per la formulazione degli organici di diritto e di fatto; collaborazione con le colleghe nella gestione del personale; sostituzione dei colleghi assenti dell’area personale e protocollo.

• Ufficio gestione alunni e gestione protocollo e archivio

  • Gestione alunni con programma informatico; utilizzo di Intranet per l’inserimento dei dati richiesti dagli Uffici Centrali riguardanti la didattica; iscrizioni degli alunni e registri relativi, trasferimenti, nulla osta, richiesta e trasmissione documenti, verifica tasse e contributi scolastici; richieste di esonero e rimborsi; archiviazione e ricerche di archivio inerenti gli alunni; tenuta delle cartelle dei documenti degli alunni e compilazione foglio notizie; tenuta e conservazione dei registri dei candidati ammessi all’esame di stato; tenuta e conservazione dei registri degli esami di idoneità; registro perpetuo dei diplomi; registro di carico e scarico dei diplomi; compilazione dei diplomi di maturità con software; verifica della giacenza dei diplomi e sollecito per il ritiro dei diplomi giacenti;registro tasse scolastiche; redazione di qualsiasi certificato riguardate gli alunni con mezzi informatici o con macchina da scrivere e trascrizione nel registro dei certificati; compilazione denunce infortuni alunni per inoltro ai vari enti; per l’elezione degli Organi Collegiali preparazione di tutta la documentazione riguardante genitori ed alunni; elenco nominativo degli alunni partecipanti ai viaggi di istruzione e raccolta della documentazione di assenso dei genitori per gli alunni minorenni e maggiorenni; preparazione di tutto il materiale per scrutini ed esami di stato; registrazione estinzione debito formativo; statistiche relative agli alunni; registro delle richieste di accesso alla documentazione L. 241/90 e ricerca pratiche degli alunni; tenuta registro c/c postale; sostituzione del collega assente dell’area alunni e protocollo; servizio di sportello riservato all’utenza esterna e agli allievi. 

    Protocollo con software informatico; invio elenchi e pieghi Ente Poste; scarico della posta da Intranet; Internet e posta elettronica; circolari; affissione degli atti esposti all’Albo; riordino archivio; atti di nomina, surroga ecc. componenti Consiglio di Istituto; convocazione  Organi Collegiali; corrispondenza e rapporti con gli enti locali per la manutenzione in collaborazione con l’Ufficio Tecnico; sostituzione dei colleghi assenti.

    Nell’ambito della gestione del Front Office attende al ricevimento allo sportello riservato per l’utenza esterna, il personale docente e ATA interno.

• Ufficio gestione magazzino

  • Scritture contabili inventariali obbligatorie e gestioni informatiche del software; predisposizione dei verbali di collaudo; gestione del materiale di facile consumo; verifica dei beni del Comune e della Provincia e tenuta degli atti; schedario materiali per la registrazione dei movimenti in ingresso ed uscita del materiale di magazzino; giornale di magazzino con iscrizione cronologica di tutte le operazioni di carico e scarico del materiale che affluisce al magazzino o che da esso esce; buoni d’ordine; buoni di prelevamento o di versamento; richiesta preventivi; prospetti comparativi; corrispondenza e rapporti con i fornitori; responsabilità diretta, alla custodia, alla verifica, alla registrazione delle entrate e delle uscite del materiale e delle derrate in giacenza: sostituzione del collega assente.

La ripartizione dei compiti non esclude l’opportuna e necessaria collaborazione tra le varie unità di personale nei periodi d intensa attività lavorativa e per il rispetto delle scadenze.

Tutti gli assistenti amministrativi sono incari­cati del trattamento dei dati personali, sensibili e giudiziari, secondo le regole previste dal De­creto Legislativo n. 196/2003 e dal regolamento ministeriale di cui al D.M. 305/06. L’incarico, che costituisce attribuzione di compiti connessi con l’esercizio delle mansioni previste dal profi­lo professionale, sarà formalizzato con specifico provvedimento del titolare o del responsabile del trattamento dei dati in parola.